Оцифрування трудових книжок знову наробило шуму. У соцмережах лякають штрафами, в чергах люди перепитують одне одного, а працівники на Кіровоградщині хвилюються, чи не зникне їхній стаж після 10 червня 2026 року.
Я розібралася в головному. Штрафів за неоцифровану трудову книжку після 10 червня не передбачено. Ні для працівника, ні для роботодавця. Але залишити все без уваги теж не варто, бо електронна трудова книжка потрібна для швидшого підтвердження стажу та оформлення пенсії.
Дата 10 червня 2026 року стала завершенням п’ятирічного перехідного періоду. Він стартував ще 10 червня 2021 року, коли в Україні запрацював електронний облік трудової діяльності.
Та це не означає, що після цієї дати двері зачинилися. Якщо трудова книжка не оцифрована, її можна подати до Пенсійного фонду і після дедлайну. Це стосується і працівників, і роботодавців.
На Кіровоградщині ситуація теж не критична. Станом на 1 червня 2026 року до оцифрування вже подали дані щодо 152 тисяч працівників області. Це 84 відсотки від середньооблікової чисельності. Оцифровано дані щодо 100,3 тисячі працівників, ще 51 тисяча звернень перебуває в роботі.
Ні, штрафів немає. Чинне законодавство не встановлює відповідальності за те, що сканкопії паперової трудової книжки не подали до 10 червня.
Це важливий момент, бо навколо теми з’явилося багато зайвої паніки. Людей лякають втратою стажу, проблемами з пенсією та покараннями для роботодавців. Насправді Пенсійний фонд продовжить приймати документи.
Неоцифрована трудова книжка після 10 червня не анулює ваш трудовий шлях. Стаж не зникає. Документи не стають недійсними. Просто дані ще треба внести до Реєстру застрахованих осіб.
Найперше поквапитися варто тим, хто має записи про роботу до 1 січня 2004 року. Саме ці періоди можуть потребувати підтвердження паперовими документами.
Після 2004 року дані про страховий стаж здебільшого вже є в електронній системі. Їх формували на підставі звітності роботодавців. Але старі записи у трудовій можуть бути важливими, особливо якщо людина працювала на підприємствах, які давно закрилися, змінили назву або втратили архіви.
Зробити це можна двома шляхами. Через роботодавця або самостійно через вебпортал Пенсійного фонду України.
Працівник може звернутися до сервісного центру ПФУ з паперовими документами. Там допоможуть відсканувати потрібні сторінки. Також можна завантажити сканкопії самостійно в особистому кабінеті, підписавши їх кваліфікованим електронним підписом.
Для подання зазвичай потрібні такі документи:
- усі заповнені сторінки паперової трудової книжки
- документи про навчання, військову службу або інші періоди, які можуть впливати на стаж
- документи про зміну прізвища, якщо записи в трудовій оформлені на інше прізвище
- якісні сканкопії без обрізаних країв і затемненого тексту
Після подання документів варто зайти в особистий кабінет на порталі ПФУ. Там можна побачити статус звернення.
Якщо стоїть статус “В роботі” або “На контроль ЕТК”, це не означає проблему. Такі документи вже прийняті до розгляду. Повторно подавати їх не потрібно.
Повторне подання потрібне лише тоді, коли звернення відхилено або скасовано виконання. У такому разі треба переглянути причину, виправити помилки і завантажити документи ще раз.
Причини дуже життєві. Частина людей виїхала за кордон. Частина підприємств релокувалася. Десь втрачено архіви. Десь роботодавець призупинив роботу. А в когось трудова книжка просто лежить удома, бо людина давно не змінювала місце роботи.
На Кіровоградщині, як і в інших регіонах, процес триває не в ідеальних умовах. Війна, перебої зі світлом, переїзди бізнесу та нестача часу зробили свою справу. Саме тому держава не прив’язує долю стажу до одного дня в календарі.
Після оцифрування паперова трудова книжка не зникає. Її повертають працівнику на руки під підпис. Далі вона зберігається як особистий документ.
Я б радила не викидати її навіть після внесення даних до електронної системи. Старі записи, печатки та додаткові документи можуть знадобитися, якщо виникне неточність або спір щодо стажу.
Електронна трудова книжка потрібна не для моди на цифровізацію. Вона допомагає швидше перевірити трудовий шлях людини, підтвердити страховий стаж і призначити пенсію без зайвої біганини з паперами.
Страховий стаж після 2004 року обліковується за даними Реєстру застрахованих осіб. А от періоди роботи до цієї дати можуть підтверджуватися паперовою трудовою книжкою та іншими документами.
Тому головне завдання зараз не “встигнути, бо оштрафують”, а спокійно привести документи до ладу.
Якщо трудова книжка ще не оцифрована, варто діяти без паніки. Перевірте, чи є у вас паперовий оригінал. Подивіться, чи всі записи читабельні. Зверніть увагу на дати, печатки, підписи та зміну прізвища.
Далі можна зробити кілька простих кроків:
- зайти в особистий кабінет на порталі ПФУ
- перевірити, чи вже є відомості про трудову діяльність
- подати сканкопії самостійно або через роботодавця
- стежити за статусом звернення
- зберігати паперову трудову книжку навіть після оцифрування
Для багатьох людей у Кропивницькому, Олександрії, Світловодську, Знам’янці та громадах області трудова книжка досі залишається головним доказом роботи за попередні десятиліття.
Особливо це стосується тих, хто працював у колгоспах, на заводах, у комунальних установах, навчальних закладах, лікарнях або на підприємствах, які вже давно не працюють. Якщо такі записи якісно перенести в електронний формат, надалі буде менше ризику шукати довідки по архівах.
Неоцифрована трудова книжка після 10 червня не є приводом для штрафу. Але це привід нарешті перевірити свої документи. Спокійно, без черг і страху.
