Оцифрування трудових книжок на Кіровоградщині: що вже зроблено та як подати документи правильно
Як і скільки документів оцифрували у регіоні
З червня 2021 року в Україні триває перехід від паперових трудових книжок до електронних. У Кіровоградській області цей процес успішно набирає обертів. Станом на 1 липня 2024 року дані про трудовий стаж надали вже понад 154 тисячі штатних працівників, що становить 56,3% із загальної цифри в 180,5 тисяч осіб.
За інформацією начальниці обласного управління Пенсійного фонду Наталії Сімонян, понад 100 тисяч книжок оцифровані, а це близько двох третин від поданих сканів. Робота йде за принципом екстериторіальності, тобто документи обробляють в тому порядку, в якому вони надходять. Очікується, що за найближчі 2-3 місяці процес буде завершено для всіх поданих на цей час паперів.
Важливо, що якщо документ досі не внесений у цифровий реєстр, це не означає втрату стажу. Під час звернення за пенсією трудову книжку можна буде відсканувати безпосередньо в пенсійному фонді. Пенсіонерам, які вже отримують виплати, повторно подавати документи не треба — їхній стаж уже збережений у системі.
Чому електронні трудові книжки мають таке значення
Цифрова версія трудової книжки — це зручність і гарантія збереження інформації. Вона захищає від втрати або пошкодження важливих даних про працевлаштування та спрощує оформлення соціальних виплат. Саме завдяки цифровому обліку страховий стаж автоматично враховують при розрахунку лікарняних, допомоги на випадок безробіття чи пенсії.
Подати сканкопії можуть як роботодавці, так і самі працівники — через вебпортал Пенсійного фонду або безпосередньо в сервісних центрах фонду. Одна з переваг електронних документів — це простота доступу і швидкість обробки інформації, що значно полегшує роботу кадрового та фінансового відділів.
Основні переваги електронних копій:
- надійність та безпека збереження даних;
- автоматизація розрахунку соціальних виплат;
- зручність для працівників та роботодавців у подачі документів.
Як самотужки подати сканкопії: основні поради та вимоги
Щоб ваші дані вдало були прийняті для оцифрування, потрібно приділити увагу якості документів і дотриманню технічних норм. Ось що варто враховувати:
- скануйте лише оригінали документів і обов’язково у кольоровому режимі;
- сторінки мають бути повністю затримані, а текст — чітким і розбірливим із усіма реквізитами (назва, серія, номер, дата, печатки, підписи та ПІБ);
- формати файлів – .jpg або .pdf, розмір не більше 1 МБ на файл.
Стежити за статусом розгляду можна через особистий кабінет на вебпорталі. Якщо документ перебуває в статусі “у роботі” чи “на контролі ЕТК” довгий час — це нормально, повторно надсилати його не треба. А от у випадку статусів “відхилено” чи “скасовано” потрібно виправити помилки й заново подати документи.
Типові помилки у трудових книжках, що гальмують оцифрування
Найчастіше проблеми виникають через неточності або недбалі записи у паперових книжках. Начальниця Пенсійного фонду Наталія Сімонян наводить такі приклади:
- виправлення без пояснень або некоректні дати у наказах про прийом чи звільнення;
- відсутність печаток або підписів на записах;
- зміна назви підприємства без відповідних позначок у книжці, що створює плутанину – наприклад, працівник прийнятий на одне підприємство, а звільнений з іншого.
Щоб уникнути таких ситуацій, варто завчасно уважно перевірити трудову книжку. Особливу увагу слід приділяти:
- повному внесенню ПІБ і дати народження без скорочень, із відповідністю паспортним даним;
- коректному оформленню зміни прізвища із зазначенням підстав і завіренням;
- правильності та повноті записів про місце роботи із датами, посадами, наказами та посиланнями;
Виправлення помилок має робити підприємство, яке оформляло записи, або його правонаступник. Якщо таких немає, факт належності трудової книжки можна встановити через суд або довідку, видану поточним підприємством.
Документи, які допоможуть підтвердити стаж до 2004 року
До реєстру можна додавати не тільки саму трудову книжку, а й інші папери, які підтверджують трудовий стаж, набутого до 1 січня 2004-го. Це особливо актуально, адже з того часу облік ведеться за даними персоніфікованого обліку і відповідних внесків до фондів.
Серед таких документів є:
- дипломи та додатки до них при відсутності точних дат навчання;
- військові квитки з індивідуальними відмітками;
- свідоцтва про народження дитини, що підтверджують періоди догляду;
- свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу, довідки про пільговий стаж.
Якщо книжка була втрачена через війну або окупацію, відновити стаж можна через спеціальні комісії при Пенсійному фонді. Вони використовують архіви, довідки про заробітну плату, документи податкової служби, а також свідчення не менше двох колишніх колег.
Підписуйтесь на Суспільне Кропивницький у Facebook, YouTube, Telegram, Instagram, WhatsApp, Viber та TikTok.
