Як тисячі ноутбуків можуть «зникнути» безслідно у великих компаніях ПАР
Коли у великій організації працює тисячі ноутбуків, легко втратити контроль над їхнім фактичним місцезнаходженням. Часом вони просто залишаються лежати на робочих столах, у шафах, вдома у співробітників або в інших філіях. Тим часом, через помилки в обліку вони вважаються зниклими, що провокує зайві витрати на нову техніку та програмне забезпечення. Про це розповідає видання TimesLIVE.
Причини розбіжностей у обліку ІТ-активів
Вален Нагія, керівниця відділу контролю активів у технологічній компанії V-Track, підкреслює, що “зниклий” пристрій не завжди означає крадіжку чи втрату. Часто ноутбуки закріплені не за тими співробітниками або значаться в інших локаціях. Ще частіше — пристрої залишаються у сховищах, але інформація про це не оновлюється.
Основні проблеми ведення обліку
- Техніка фіксується у неправильних місцях;
- Пристрої не оновлюються після переміщень;
- Ручні системи обліку не справляються з динамікою пересування.
Особливо це стало помітно в період масового переходу на гібридний формат роботи, коли ноутбуки почали активно переміщуватися між офісом, домом працівника та іншими робочими точками.
Величезна кількість невідповідностей у звітах
За словами Нагії, під час перевірки співпадіння реальних пристроїв з обліковими реєстрами, розбіжності можуть становити до 20% ІТ-активів. Для великих компаній це означає тисячі «примарних» ноутбуків, чий статус та локація не відповідають дійсності.
Проблема ускладнюється ще і тим, що таблиці та електронні реєстри не завжди встигають за темпом пересування техніки. У результаті, пошуки та оновлення даних займає багато часу і ресурсів.
Як з цим боротися: управління ліцензіями і захист даних
Приховані збитки можуть бути не лише через необґрунтовані закупівлі ноутбуків, а й через неправильне управління програмним забезпеченням. Вален Нагія виділяє три головні проблеми, які зустрічаються у великих компаніях:
- Ліцензії, закріплені за списаними або переданими пристроями;
- Дублікати інсталяцій програм;
- Платні підписки на программы, якими ніхто фактично не користується.
У деяких випадках грамотно налаштована система управління активами допомагає значно знизити ці витрати — іноді навіть повертаючи частину грошей, витрачених на покупку програм.
Практичний приклад ефективності системи V-Track
Північно-Західний університет у ПАР, що користується послугами V-Track, зміг за допомогою системи точніше визначати розташування кожного ІТ-активу і уточнювати актуального користувача. Виявлялися так звані “примарні активи” — пристрої, які, згідно з обліком, повинні були бути у певному місці, але фактично зникали або нерозпізнані.
Окремим випадком стала історія, коли колишній співробітник не повернув корпоративний ноутбук. Система V-Track дозаписала цей актив, віддалено заблокувала гаджет і стерла всі конфіденційні дані. Потім інформація була передана поліції для подальшого розслідування.
Головний ризик – не обладнання, а інформація
Як підкреслює Нагія, найважливіша загроза необлікованих пристроїв — не вартість самого ноутбука чи комп’ютера. Набагато небезпечніший можливий несанкціонований доступ до корпоративних даних, який може залишити компанію вразливою.
Тому системи, які відслідковують техніку в режимі реального часу та автоматично оновлюють бази даних, є важливим інструментом сучасного управління ІТ-активами. Це допомагає уникнути зайвих витрат та гарантує безпеку інформації.
Хочете бути завжди в курсі найактуальніших новин — підписуйтеся на наш Telegram-канал UA.News!
